Procesul de digitalizare a evidenței salariaților din România avansează odată cu intrarea în vigoare a Ordinului nr. 1107/2025, care reglementează utilizarea noii platforme REGES-ONLINE – Registrul General de Evidență a Salariaților în format electronic.

Începând cu 9 mai 2025, conform HG nr. 295/2025, angajatorii au obligația legală de a înregistra în REGES-ONLINE gradul de handicap sau invaliditate al salariaților, precum și durata valabilității certificatului, acolo unde este cazul.

Această măsură face parte din eforturile de modernizare și transparentizare a relațiilor de muncă și are ca scop monitorizarea mai eficientă a incluziunii profesionale a persoanelor cu dizabilități, în conformitate cu Legea nr. 448/2006 privind protecția și promovarea drepturilor acestora.

REGES-ONLINE: sistem unic pentru gestionarea contractelor de muncă

Platforma REGES-ONLINE înlocuiește transmiterea informațiilor prin fișierele RVS generate din Revisal, permițând digitalizarea completă a etapelor-cheie din relația de muncă:  încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă. Angajatorii vor avea acces la o interfață online unificată pentru transmiterea datelor către Inspectoratele Teritoriale de Muncă.

Ce trebuie să facă angajatorii?

• Identificarea salariaților care dețin certificate de handicap sau invaliditate;
• Colectarea datelor relevante din certificate, cu respectarea prevederilor GDPR (informare, consimțământ acolo unde este necesar, temei legal clar);
• Completarea datelor în platforma REGES-ONLINE, fără a fi necesară încărcarea efectivă a documentelor justificative;
• Păstrarea certificatelor la dosarul personal al fiecărui salariat vizat, pentru eventuale controale;
• Conștientizarea faptului că Inspectoratele Teritoriale de Muncă vor putea verifica mai eficient respectarea cotei de 4% privind angajarea persoanelor cu dizabilități.

O modificare importantă pentru angajatori este obligația de a raporta în REGES-ONLINE, în termen de trei zile lucrătoare, următoarele situații: concediile medicale, absențele nemotivate și suspendările contractelor cauzate de forță majoră.

Acces digital pentru salariați – un pas important spre transparență

Salariații și foștii salariați pot accesa în mod direct și individual datele personale înregistrate în REGES-ONLINE. Aceștia vor putea vizualiza istoricul profesional, descărca extrase oficiale, primi notificări la modificări în contractul de muncă și proba mai ușor vechimea în muncă în relația cu alte instituții (CNPP, AJOFM etc.).

Modalități de acces pentru salariați

1. Prin aplicația ROeID – identitatea digitală recunoscută de statul român, disponibilă online;
2. Prin utilizarea unui certificat digital calificat, conform Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice;
3. Prin solicitarea activării contului direct la ghișeul Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) – opțiune temporară, valabilă maximum 30 de zile, timp în care salariatul trebuie să obțină una dintre metodele de acces menționate anterior.

Obținerea de extrase din Registru

Salariații pot obține extrase oficiale din Registrul salariaților astfel:

• Online, din aplicația REGES-ONLINE – secțiunea „Registrul pentru Salariați”;
• De pe telefonul mobil, prin aplicația „Salariat” dezvoltată de Inspecția Muncii;
• Fizic, de la sediile inspectoratelor teritoriale de muncă, prin InfoKiosk sau direct de la ghișeu;
• Prin intermediul angajatorului, care poate genera extrase din aplicația REGES-ONLINE – secțiunea „Registrul pentru Angajatori”.

Extrasul individual din REGES-ONLINE oferă o imagine detaliată a relației de muncă și include tipul contractului, numărul și data începerii, salariul brut, ocupația conform COR, norma și repartizarea timpului de muncă. Sunt vizibile toate modificările semnificative înregistrate anterior în registru, precum schimbările de funcție, salariu sau normă.

De asemenea, extrasul reflectă sporurile aplicate (dacă există), vechimea în specialitate, eventualele suspendări ale contractului și, în viitor, vor fi evidențiate și perioadele de concediu medical. Tot aici pot fi regăsite și informații despre eventualele detașări.

Termen de tranziție: 30 septembrie 2025

Angajatorii au la dispoziție o perioadă de tranziție de 6 luni pentru a se conforma noilor obligații.
Până la 30 septembrie 2025, transmiterea datelor poate fi realizată atât prin fișierele RVS, cât și prin REGES-ONLINE. După această dată, REGES-ONLINE va fi singura platformă acceptată legal pentru raportarea informațiilor privind salariații.
Indiferent de metoda folosită în perioada de tranziție, extrasele individuale din Registrul General al Salariaților vor fi disponibile exclusiv prin REGES-ONLINE, după activarea contului.

Pentru mai multe informații și ghiduri de utilizare, angajatorii și salariații pot accesa portalul oficial: reges.inspectiamuncii.ro.

Articolul Obligație nouă pentru angajatori: gradul de handicap al salariaților trebuie înregistrat în REGES-ONLINE apare prima dată în Jurnal Social.

Vineri, 7 martie 2025, Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale a lansat în dezbatere publică proiectul de Hotărâre de Guvern privind noul Registru General de Evidență a Salariaților – REGES-ONLINE, care va înlocui actualul Revisal. Noul sistem informatic promite o mai mare transparență și eficiență în gestionarea datelor angajaților, oferind acces extins autorităților pentru verificări și implementând noi obligații pentru angajatori.

Angajatorii vor avea la dispoziție șase luni de la publicarea Hotărârii de Guvern pentru a transfera toate datele contractelor active în noua platformă.

Reprezentanții Ministerului Muncii precizează că actualul sistem informatic de evidență a angajaților din România – format din aplicația Revisal (destinată angajatorilor pentru completarea registrului și actualizarea informațiilor salariaților și contractelor de muncă) și sistemul informatic REGES (destinat Inspecției Muncii și inspectoratelor teritoriale de muncă) – „este depășit din punct de vedere tehnologic și al dimensiunii în raport cu datele ce trebuie colectate și stocate, prezintă funcționalități limitate în ceea ce privește gestionarea evidenței angajaților și contribuie la creșterea poverii administrative pentru mediul de afaceri”.

În plus, creșterea de la an la an a volumului de date transmise, prelucrate și stocate prin intermediul registrului de evidență a salariaților devine un impediment în relația ITM, angajator, salariat.

Astfel, este necesară o reformă a evidenței și monitorizării relațiilor de muncă prin implementarea unui Registru General de Evidență a Salariaților în variantă online (REGES-ONLINE). Acesta va fi găzduit într-o platformă informatică sigură, „ca sursă unică de informație originală în format electronic, la nivel național”, informează Ministerul Muncii. Noua platformă va oferi acces facil și securizat la datele din contractele de muncă pentru toate părțile implicate: angajatori, angajați, Inspecția Muncii, instituții și autorități publice.

Principalele modificări propuse prin REGES-ONLINE:

1. Digitalizarea completă a procesului de gestionare a datelor privind raporturile de muncă – Aceasta vizează eliminarea Revisal și înlocuirea acestuia cu REGES-ONLINE, un sistem informatic centralizat și accesibil online, astfel încât angajatorii să nu mai fie nevoiți să instaleze aplicații locale.
2. Înregistrarea gradului și tipului de handicap pentru persoanele cu dizabilități
   Această măsură va facilita protecția drepturilor acestor salariați și va permite o identificare mai rapidă a situațiilor în care angajatorii nu respectă obligațiile legale privind declararea locurilor de muncă vacante.
3. Precizarea locului de muncă – fix sau mobil
   Noua platformă va impune înregistrarea explicită a acestui aspect în contractele de muncă, prevenind astfel modificările nelegale și asigurând drepturile angajaților privind indemnizațiile de delegare sau beneficiile aferente clauzei de mobilitate, acolo unde este cazul.
4. Evidențierea duratei și repartizării timpului de muncă pentru toate contractele
   Dacă în prezent această obligație se aplică doar pentru contractele part-time, noul sistem va extinde cerința și asupra celor cu normă întreagă, consolidând transparența și predictibilitatea relațiilor de muncă.
5. Salariul și elementele sale constitutive
   Deși nu sunt prevăzute modificări majore, REGES-ONLINE va păstra obligația de actualizare a contractelor de muncă în conformitate cu prevederile legale și contractele colective de muncă.
6. Obligația înregistrării concediilor medicale în sistem
   Angajatorii vor trebui să declare suspendarea contractului de muncă în cazul concediilor medicale în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului la angajator.
7. Reglementări noi pentru angajatorii care primesc salariați detașați
   Aceștia vor avea obligația de a actualiza informațiile referitoare la locul muncii (fix sau mobil), timpul de muncă și/sau repartizarea acestuia, precum și salariul, în cazul în care apar modificări ale contractelor pe durata detașării.
8. Dosarele de personal în format electronic
   În cazul în care angajatorul și lucrătorul au optat pentru utilizarea semnăturii electronice la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului de muncă, dosarul personal al salariatului va fi întocmit în format electronic.
9. Eliminarea notificării ITM pentru serviciile externalizate de completare a registrului
   Angajatorii nu vor mai avea obligația de a notifica inspectoratul teritorial de muncă atunci când contractează servicii pentru completarea și transmiterea REGES, ci vor înscrie direct în sistem datele prestatorului.

Mai multă transparență și eficiență în gestionarea relațiilor de muncă

REGES-ONLINE va oferi acces mai multor instituții pentru verificări proprii, contribuind la o mai bună aplicare a legislației muncii și identificarea rapidă a neregulilor. De asemenea, angajații vor avea la dispoziție o interfață proprie pentru consultarea datelor personale.

Prin această reformă digitală, Ministerul Muncii își propune să modernizeze și să eficientizeze gestionarea contractelor de muncă, consolidând transparența și protecția drepturilor salariaților.

,,Noul sistem REGES-ONLINE va permite simplificarea, debirocratizarea și digitalizarea, precum și folosirea eficientă a resurselor, cu respectarea legislației. Un avantaj major al implementării complete online este îmbunătățirea timpului de actualizare a modificărilor sistemului, deoarece toți utilizatorii vor beneficia întotdeauna de ultima versiune a aplicației, într-un mod unitar și mult mai rapid. Utilizatorii vor putea accesa sistemul REGES din orice locație prin intermediul unor mecanisme web sau mobile, fără a mai fi necesară instalarea unei aplicații (Revisal). Totodată, inspectorii de muncă și autoritățile competente vor avea acces imediat, în timp real, la datele introduse de angajatori”, se menționează în nota de fundamentare a proiectului.

Persoanele interesate pot consulta proiectul de Hotărâre aici: https://mmuncii.ro/j33/index.php/ro/transparenta/proiecte-in-dezbatere/7576-hg-reges-online

Articolul Noul sistem informatic REGES-ONLINE va înlocui Revisal: ce schimbări aduce pentru angajați și angajatori apare prima dată în Jurnal Social.