Procesul de digitalizare a evidenței salariaților din România avansează odată cu intrarea în vigoare a Ordinului nr. 1107/2025, care reglementează utilizarea noii platforme REGES-ONLINE – Registrul General de Evidență a Salariaților în format electronic.
Începând cu 9 mai 2025, conform HG nr. 295/2025, angajatorii au obligația legală de a înregistra în REGES-ONLINE gradul de handicap sau invaliditate al salariaților, precum și durata valabilității certificatului, acolo unde este cazul.
Această măsură face parte din eforturile de modernizare și transparentizare a relațiilor de muncă și are ca scop monitorizarea mai eficientă a incluziunii profesionale a persoanelor cu dizabilități, în conformitate cu Legea nr. 448/2006 privind protecția și promovarea drepturilor acestora.
REGES-ONLINE: sistem unic pentru gestionarea contractelor de muncă
Platforma REGES-ONLINE înlocuiește transmiterea informațiilor prin fișierele RVS generate din Revisal, permițând digitalizarea completă a etapelor-cheie din relația de muncă: încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă. Angajatorii vor avea acces la o interfață online unificată pentru transmiterea datelor către Inspectoratele Teritoriale de Muncă.
Ce trebuie să facă angajatorii?
- Identificarea salariaților care dețin certificate de handicap sau invaliditate;
- Colectarea datelor relevante din certificate, cu respectarea prevederilor GDPR (informare, consimțământ acolo unde este necesar, temei legal clar);
- Completarea datelor în platforma REGES-ONLINE, fără a fi necesară încărcarea efectivă a documentelor justificative;
- Păstrarea certificatelor la dosarul personal al fiecărui salariat vizat, pentru eventuale controale;
- Conștientizarea faptului că Inspectoratele Teritoriale de Muncă vor putea verifica mai eficient respectarea cotei de 4% privind angajarea persoanelor cu dizabilități.
O modificare importantă pentru angajatori este obligația de a raporta în REGES-ONLINE, în termen de trei zile lucrătoare, următoarele situații: concediile medicale, absențele nemotivate și suspendările contractelor cauzate de forță majoră.
Acces digital pentru salariați – un pas important spre transparență
Salariații și foștii salariați pot accesa în mod direct și individual datele personale înregistrate în REGES-ONLINE. Aceștia vor putea vizualiza istoricul profesional, descărca extrase oficiale, primi notificări la modificări în contractul de muncă și proba mai ușor vechimea în muncă în relația cu alte instituții (CNPP, AJOFM etc.).
Modalități de acces pentru salariați
- Prin aplicația ROeID – identitatea digitală recunoscută de statul român, disponibilă online;
- Prin utilizarea unui certificat digital calificat, conform Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice;
- Prin solicitarea activării contului direct la ghișeul Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) – opțiune temporară, valabilă maximum 30 de zile, timp în care salariatul trebuie să obțină una dintre metodele de acces menționate anterior.
Obținerea de extrase din Registru
Salariații pot obține extrase oficiale din Registrul salariaților astfel:
- Online, din aplicația REGES-ONLINE – secțiunea „Registrul pentru Salariați”;
- De pe telefonul mobil, prin aplicația „Salariat” dezvoltată de Inspecția Muncii;
- Fizic, de la sediile inspectoratelor teritoriale de muncă, prin InfoKiosk sau direct de la ghișeu;
- Prin intermediul angajatorului, care poate genera extrase din aplicația REGES-ONLINE – secțiunea „Registrul pentru Angajatori”.
Extrasul individual din REGES-ONLINE oferă o imagine detaliată a relației de muncă și include tipul contractului, numărul și data începerii, salariul brut, ocupația conform COR, norma și repartizarea timpului de muncă. Sunt vizibile toate modificările semnificative înregistrate anterior în registru, precum schimbările de funcție, salariu sau normă.
De asemenea, extrasul reflectă sporurile aplicate (dacă există), vechimea în specialitate, eventualele suspendări ale contractului și, în viitor, vor fi evidențiate și perioadele de concediu medical. Tot aici pot fi regăsite și informații despre eventualele detașări.
Termen de tranziție: 30 septembrie 2025
Angajatorii au la dispoziție o perioadă de tranziție de 6 luni pentru a se conforma noilor obligații.
Până la 30 septembrie 2025, transmiterea datelor poate fi realizată atât prin fișierele RVS, cât și prin REGES-ONLINE. După această dată, REGES-ONLINE va fi singura platformă acceptată legal pentru raportarea informațiilor privind salariații.
Indiferent de metoda folosită în perioada de tranziție, extrasele individuale din Registrul General al Salariaților vor fi disponibile exclusiv prin REGES-ONLINE, după activarea contului.
📌 Pentru mai multe informații și ghiduri de utilizare, angajatorii și salariații pot accesa portalul oficial: reges.inspectiamuncii.ro.
